회사에서 인쇄할 때 사용자 정보 없애기

만약 당신이 어느 정도 규모와 체계가 잡혀있는 곳에서 일하고 있다면, 직장의 프린터로 문서를 인쇄할 때 문서의 하단에 ‘사용자 정보’가 인쇄되어 나오는 것을 볼 수 있을 것이다. 여기서 말하는 ‘사용자 정보’란 ‘인쇄 시각’, ‘사용한 PC 이름’, ‘사용자 이름’ 등을 가리킨다.¹

문서 하단에 사용자 정보가 표시되는 이유

문서 하단에 이런 정보가 표시되는 이유는 무엇일까. 당연히 해당 문서의 출처를 명시하여 향후 발생될 수 있는 다양한 상황에 책임소재를 명확하게 하기 위한 것이다. 이는 다양한 직원이 함께 일을 하고 있는 직장에서 불필요한 오해와 혼란을 피할 수 있도록 하는데 도움이 된다. 각자가 인쇄한 문서에 그 이름과 시각을 표기함으로써 업무에 책임감을 더하는 효과도 있다.

하지만, 때로는 ‘사용자 정보’가 인쇄되지 않은 문서를 써야 할 때도 있다. 특히 외부에서 사용할 목적으로 인쇄하는 경우가 그러한데, ‘사용자 정보’가 인쇄되어 있는 문서는 아무래도 미관상 깔끔해 보이지 않는 단점이 있기 때문이다. 이러한 상황에서 활용할 수 있도록 작은 요령을 공유한다. 그 요령이 궁금한 사람은 아래의 내용을 참고하자.

문서 하단에 사용자 정보를 없애는 3단계

• 먼저 인쇄가 필요한 문서 파일을 연다. 여기서 말하는 문서 파일이란 *.doc, *.docx로 표시되는 MS Words에서 사용하는 문서나 *.hwp로 표시되는 한컴오피스 파일을 말한다. 만약 이 파일을 열어서 그대로 인쇄하게 되면 앞에서 언급한 ‘사용자 정보’가 문서 하단에 함께 인쇄되어 나올 것이다.
• 그럼 어떻게 해야 할까. 인쇄를 원하는 파일을 열어둔 상태에서 Ctrl+A, Ctrl+C를 눌러 문서 내용 전체를 복사한다. 그다음 상단의 메뉴를 이용하여 새문서 혹은 빈문서를 새로 만든다. 새로 열린 문서로 이동하여 Ctrl+V를 눌러 방금 전에 원본에서 복사한 문서 내용 전체를 붙여 넣기 한다.
• 그리고 지금부터가 중요하다. 이렇게 만들어진 새 문서를 저장하지 말고 곧바로 인쇄한다. 즉 별도의 파일로 저장하지 않은 상태에서 인쇄를 하면, 그 결과물의 하단에는 ‘사용자 정보’가 표시되지 않는다.

상황에 따라 사용자 정보 없는 인쇄물 사용하기

요약하면, 저장을 하지 않은 임시 문서의 상태에서 인쇄할 때에는 인쇄물의 하단에 ‘사용자 정보’가 표시되지 않는다. 이 점을 기억하면 향후에 ‘사용자 정보’ 없이 문서를 인쇄하고 싶을 경우에 요긴하게 활용할 수 있다.

주의 사항

이 글은 오로지 업무 목적으로 직장의 프린터를 사용해야 하는 경우에 도움을 주기 위한 것이다. 예를 들어, 업무상 홍보물을 준비해야 하는 상황에서 불특정 다수에게 ‘사용자 정보’가 노출되는 것이 부적절한 경우 등을 위한 안내이다. 개인 목적으로 사용할 인쇄물을 업무용 프린터로 인쇄하는 것은 관련 법령 및 사내 규정에 위배될 수 있을 뿐 아니라 도덕성과 직업윤리에도 어긋나는 일이므로 절대로 하지 말 것을 당부한다.